5 хитростей, которые могут сделать ваш день более продуктивным

[mghmgh]

5 рекомендаций, придерживаясь которых вы почувствуете, что день прошел не зря

Большинство из нас имеет восьмичасовой рабочий день. Но сколько из этого времени мы действительно уделяем выполнению должностных обязанностей? По мнению исследователей, самая продуктивная часть дня у многих в среднем составляет всего 2 часа 48 минут. Мало это или достаточно, решать вам. Мы же расскажем о 5 способах, которые помогут использовать это время более эффективно.

 

«Неважно, сколько длится мой рабочий день, я все равно не ощущаю удовлетворения от выполненной работы, мне кажется, что я делаю мало и время проходит впустую» – возможно, в этой фразе вы узнаете себя. Но вы не одиноки. Работая все больше и больше, нам все равно кажется, что мы успеваем гораздо меньше, чем могли бы. Почему же так происходит?

 

Чтобы четко осознать, что именно мешает нам сделать все, что мы запланировали, нужно восстановить в памяти наш типичный рабочий день. Допустим, вы приходите на работу полны энергии и, просмотрев список дел, уже представляете, как продуктивно пройдет день. Но, вместо того чтобы немедленно приступить к выполнению задач, вам хочется убедиться, не пропустили ли вы что-то срочное. Так, вы начинаете проверять свои социальные сети, почтовый ящик… Наконец, пришло время работы. Как это?

 

Начальник установил новые требования для проекта? Вам необходимо убедиться в этом одним из первых. Уже 10.00? Вам нужно срочно готовиться к совещанию через полчаса. А что с тем заданием, с которым вас попросил помочь коллега вчера во второй половине дня? Думаем, продолжать не стоит. Помимо ваших собственных задач, всегда появляются и другие, спонтанные дела, а итог один и тот же: вы получаете очередной скомканный малоэффективный рабочий день.

 

, которая помогает людям оптимизировать их время, большинство людей занимаются непосредственным выполнением своих обязанностей в среднем всего 2 часа и 48 минут в день. На самом деле вы не должны стыдиться того, что стараетесь делать больше, а выходит все с точностью наоборот. Как только вы осознаете, что на эффективную работу у вас есть всего несколько часов, вы будете использовать эту ситуацию в свою пользу и не питать иллюзий, что в сутках больше, чем 24 часа.

 

Проблема не в том, что у вас есть всего 3 часа продуктивного времени, а в том, что вы разделяете и этот короткий период на маленькие отрезки по 15-20 минут, прерывая их встречами, звонками и другими отвлекающими вещами.

 

Вероятно, читая это, вы подумаете, что с вами дела обстоят иначе. Но, возможно, это не так. Когда вышеупомянутая компания «RescueTime» , она обнаружила, что почти 40% сотрудников не работают больше 30 минут без перерыва в течение рабочего дня. Всем этим мы хотим сказать, что существует огромная разница между 3 часами непрерывного сосредоточенного времени и набором пятиминуток между «неотложными» задачами.

 

Когда ваш рабочий день проходит в режиме «беспорядка», вы автоматически обрекаете себя на безрезультатность. На это влияют следующие факторы:

Переключение обстановки. Даже простое переключение между папкой «Входящие» и текущей задачей может снизить вашу производительность на 20%. Потеря концентрации. Наш мозг не может переключаться с одной задачи на другую в мгновение ока. В некоторых исследованиях говорится, что восстановление состояния сконцентрированного внимания после малейшего отвлечения может занять до 23 минут. Малая продуктивность. Мы проводим 46,9% наших дней, думая о чем угодно, но только не о том, что мы делаем в настоящее время. Из-за этого на выполнение задач уходит гораздо больше времени.

Если вы научитесь хотя бы 2 часа пребывать в максимально сосредоточенном состоянии, будьте уверены, ваши усилия быстро окупятся. Это доказал американский писатель и предприниматель Стивен Котлер, , согласно которым руководители компаний и иные должностные лица работали продуктивнее более чем на 500%, пребывая в состоянии максимальной сосредоточенности.

Чтобы эффективно использовать те самые 2 часа 48 минут и в разы увеличить производительность труда, вам нужно знать ответы на 2 вопроса:

1)  В какое время дня вам легче всего сконцентрироваться на работе? 2)  Каким образом вы собираетесь организовать это время?

 

Согласитесь, наивно полагать, что вы сможете сохранять сосредоточенность в течение всего дня. Вместо этого вам нужно принять ограничения по времени как данность, а затем оптимизировать свой день в соответствии с вашим собственным темпом работы. 3 часа максимальной сосредоточенности дадут вам намного больше результатов, чем день, загруженный собраниями, ответами на электронные письма и звонки и выполнением бесчисленных заданий.

 

Алекс Панг, автор книги «Отдых: почему вы больше делаете, когда работаете меньше», писал: «Пара часов, в течение которых вы действительно разбираетесь с проблемами, дают решения намного лучше тех, над которыми вы бы просидели часов 10, посещая собрания и перескакивая с одного рабочего чата на другой».

 

Следующие 5 рекомендаций помогут вам добиться реального ежедневного прогресса на работе, не доводя себя до изнеможения.

 

1. Найдите свое оптимальное время для продуктивной работы

У каждого из нас есть собственные периоды в течение дня, когда мы чувствуем себя более энергичными, сосредоточенными и . По словам Дэна Ариели, израильско-американского профессора психологии и поведенческой экономики, обычно пик активности у людей приходится на утро. Если говорить более точно, по мнению эксперта, наиболее благоприятны для работы первые два часа после пробуждения. Но мы помним, что все люди разные. Если вам удастся определить для себя четкий период времени на работе, вы, естественно, добьетесь .

 

2. Обеспечьте комфортные условия для работы

Когда вы определились со временем, нужно обеспечить условия, чтобы им эффективно воспользоваться. Иными словами, нужно оптимизировать ваш рабочий процесс. Во-первых, приходите на работу хорошо выспавшимися, в прекрасном расположении духа. Не забывайте: здоровый сон – залог успеха. Во-вторых, обеспечьте себе комфортную обстановку, которая позволит вам сосредоточиться на важных моментах.

 

В идеале ваше рабочее место должно быть тихим и незагроможденным, с достаточным количеством света и свежего воздуха. Так вы на долгое время останетесь. Вещи, которые могут вас отвлекать (например, ваш смартфон), лучше отложить. Из второго фактора вытекает третий: убедитесь, что вы не будете отвлекаться на уведомления социальных сетей, личную почту или ленту новостей.

 

Смотрите также

 

3. Расставьте приоритеты

Теперь пришло время решить, что именно заслуживает вашего внимания в конкретный рабочий день. Самая важная цель на этом этапе – использовать пик вашей энергичности и максимально продуктивные часы, чтобы добиться реального прогресса в решении определенных задач. Таким образом, то, на что вы решили потратить свое время, должно быть действительно важным.

 

Если остаток дня перенасыщен встречами, звонками и срочной работой, оглядываясь назад, вы должны осознавать, что уже сделали что-то значимое. говорят о том, что «выполнение долгосрочных целей, безусловно, полезно, ведь они двигают нас в правильном направлении, однако в то же время они не позволяют в полной мере наслаждаться рабочим процессом». То, что нам нужно для продуктивной немонотонной работы, находится где-то между долгосрочной целью и промежуточными задачами для ее выполнения. Чтобы наиболее точно расставить приоритеты, ответьте на следующие вопросы:

Что нужно сделать в первую очередь? Какая завершенная задача заставит вас чувствовать себя удовлетворенным в конце дня? Что заставит вас чувствовать себя довольным рабочим днем?

 

4. Прислушивайтесь к своим ощущениям

Хотя мы и использовали четкие рамки в «два часа» в качестве руководства для всего этого процесса, это совсем не обязательное правило. Ведь, заставляя себя работать, когда вы чувствуете упадок сил и концентрации, вы приведете себя к выгоранию. Вместо этого устройте небольшую передышку, чтобы восстановить сосредоточенность.

 

Точно так же, как вы вычислили оптимальное время для эффективной работы, вы должны определить, через какой промежуток времени вы становитесь более рассеянными и невнимательными.  По словам американского нейрофизиолога Натаниэла Клейтмана, наш мозг с нетерпением ждет перерыва через каждые 90 минут интенсивной работы.

Когда нам нужен небольшой отдых, наш организм начинает посылать сигналы, такие как голод, сонливость, беспокойство или потеря концентрации внимания. Прислушивайтесь к своим ощущениям и устраивайте непродолжительные перерывы: прогуляйтесь, сделайте небольшую разминку, попейте воды и восстановите свою энергию.

 

Если вы хотите, чтобы ваше время было более структурированным, попробуйте . По этой технике работа делится на периоды по 25 минут, после чего следует пятиминутный перерыв. Соединив 4 таких временных отрезка, вы гарантированно получите продуктивный день.

 

5. Выстраивайте остальную работу вокруг ваших «продуктивных часов»

Успешное завершение поставленных задач гарантирует, что день пройдет небезрезультатно. Но это не значит, что вы должны просиживать оставшиеся часы. Используйте это время, чтобы закрыть срочные задачи, посетить деловые встречи и собрания, узнать последние новости.

Вы можете использовать хорошо знакомый метод: распределяйте задачи в зависимости от уровня вашей энергии и сосредоточенности. Например:

Встречи, ответы на электронные письма и звонки оставьте на период, когда вы чувствуете себя немного уставшим. Выполняйте ежедневные задания и срочные задачи, когда ваш уровень энергии выше (но не в часы продуктивности). Делайте перерывы, когда вы ощущаете себя «на грани», и т. п.

 

Мы не отрицаем, что вы можете эффективно выполнять работу и вне этих трех часов. Но главная цель данных рекомендаций заключается в том, чтобы посвящать этому времени каждый рабочий день. Не всегда большое количество времени гарантирует больший объем выполненной работы. Техника максимальной сосредоточенности – этакая палочка-выручалочка в современном мире, полном отвлекающих от работы вещей. Начиная практиковать методику с часа или двух, вы со временем ощутите существенную разницу.